Warto, zatem odpowiedzieć sobie na pytanie, jakim kryteriom powinny podlegać meble, żeby były funkcjonalne, ponadczasowe i wygodne. Po prostu dobre.

Środowisko pracy biurowej, jak wynika z samej nazwy, nie jest środowiskiem naturalnym, tylko sztucznie wygenerowanym i ściśle związanym z przestrzenią biurową.

Ta przestrzeń w biurze, to zbiór wszystkich elementów składających się na całość, począwszy od rozkładu biura, poprzez kolory ścian, aż po wybór mebli. W zależności, jak będzie zaaranżowana nasza przestrzeń biurowa, taki będzie komfort naszej pracy.

Odpowiednio zagospodarowana przestrzeń biurowa, to taka, która dopasowuje się do użytkownika, która staje się narzędziem w pracy, podobnie, jak komputer, czy telefon służbowy.

Dobre meble biurowe, to takie, które dostosowują się do potrzeb i oczekiwań pracownika, a nie odwrotnie. Takie, które poniekąd stają się transparentne, które nie przeszkadzają, nie wadzą i nie są ciężarem. Wszak, połowę swojego aktywnego życia spędzamy w pracy, więc, inwestycję w dobre meble biurowe, powinniśmy potraktować podobnie, jak inwestycję w komfortową kanapę do salonu w naszym domu, czy wybór bezpiecznego, wygodnego rodzinnego samochodu.

1.  Decyzja wyboru

Bardzo często przy wyborze mebli, kierujemy się naszymi wcześniejszymi doświadczeniami, związanymi z zakupami. Doświadczenie takie, to nic innego, jak ilość podejmowanych wcześniej prób, które nauczyły nas dokonywać dobrych wyborów m. in: przy zakupie samochodu, komputera, czy telefonu komórkowego.

Przy wyborze mebli do biura, ilość prób jest mocno ograniczona, gdyż inwestując w meble biurowe, zakładamy, że ich żywotność wystarczy na 10, bądź 15 lat. Niewłaściwa decyzja, spowoduje dysfunkcję w organizacji pracy na przynajmniej dekadę. Są to konsekwencje długoterminowe.

Na co, zatem zwrócić uwagę, przy wyborze mebli biurowych?

Jest kilka podstawowych elementów, które zawsze powinniśmy rozważyć, przy zakupie zestawu mebli biurowych. Oprócz oczywistego zużycia mechanicznego, jakie występuje przy użytkowaniu mebli, ważnymi cechami są zarówno funkcjonalność, estetyka, certyfikaty, jak i jakość produktu oraz aspekty ekologiczne.

2.  Funkcjonalność

Pod pojęciem funkcjonalności rozumiemy, dopasowanie do potrzeb i oczekiwań użytkownika. To przede wszystkim wygoda i świetna konfiguracja poszczególnych elementów wyposażenia biura.

Technologia wykonania poszczególnych elementów na przestrzeni ostatnich dziesięcioleci mocno ewoluowała. To, co było funkcjonalne 20 lat temu, nie zawsze sprawdzi się w dzisiejszej rzeczywistości. Dlatego ważne jest przy aranżacji biura, skorzystanie z mebli, które odnajdą się w przestrzeni biurowej,  dostosują się zarówno do wnętrza, jak i użytkownika.

Nowe, zaawansowane w zakresie funkcjonalności stanowiska pracy, dają nam już takie możliwości.

Spełniają postawione przed nimi zadania, takie, jak:

• mobilność
• dostosowanie do struktur organizacyjnych
• dostosowanie do potrzeb każdego użytkownika z osobna

3.  Estetyka

Na przestrzeni ostatnich lat, możemy zauważyć, jak często zmienia się moda, jak szybko, to, co było modne dzisiaj, nie zachwyca już po jakimś czasie. Dlatego, najistotniejszym aspektem pod względem estetycznym jest ponadczasowość mebli. Forma i design, które będą obowiązywały, nawet po 10, czy 15 latach. Tymczasowe mody przemijają, a klasyczne formy pozostają wieczne.

Aranżując przestrzeń biurową, która z założenia będzie nam służyć minimum 10, 15 lat, powinniśmy zwrócić uwagę na uniwersalność przedmiotów i ich estetyczną żywotność. Bardzo często zdarza się, że przy zmianie aranżacji przestrzeni biurowej, po kilku latach, nie jesteśmy w stanie dokupić dodatkowych elementów z systemu, gdyż linia produkcyjna dawno została zakończona. Nowe dodatki, z innej kolekcji, w żaden sposób nie będą pasowały do wcześniejszego wyposażenia, co nie wpłynie pozytywnie na wizerunek i postrzeganie biura.

Wybierając meble od najlepszych producentów, mamy gwarancję, że poszczególne elementy, będziemy mogli dokupić, nawet na przestrzeni kilkunastu, czy kilkudziesięciu lat.  

4. Jakość mebli

To kolejny ważny aspekt przy wyborze mebli. Należy zwrócić uwagę, z jakich komponentów zostały wykonane meble i jaka myśl inżynierska, została wdrożona w konstrukcję mebla.

Na przykład, przy wyborze biurka powinniśmy kierować się możliwością regulacji wysokości (czy takowa w ogóle jest ujęta) i czy nogi stołu nie są bezpośrednio mocowane do blatu. Przy prawidłowej konstrukcji, wydłużającej czas użytkowania, stosuje się dodatkowe wzmocnienia między nogą stołu, a blatem. Przy wyborze kontenera, należy zwrócić uwagę, czy ma kółka i czy szuflady wysuwają się do końca, a nie tylko do połowy. Dokonując zakupu szafy, nasza uwaga powinna być skierowana na przykład, na możliwość regulacji półek, sposób otwierania i zamykania szafy etc.

5.  Wygoda użytkowania. Ergonomia

Nic tak nie dezorganizuje pracy, jak niewygodne meble. Za niskie blaty biurek, fotele, które nie mają podstawowych funkcji regulacji wysokości i możliwości odchylenia do tyłu. Szafy, w których nie możemy zmieścić segregatorów, bo nie mają regulacji półek, czy szuflady w kontenerze, które otwierają się do połowy. To wszystko elementy, które wpływają demotywująco na pracę i generują niepotrzebny czas, który można przeznaczyć na twórczą pracę.

Przy zachowaniu podstawowych zasad ergonomii, jeśli zaaranżujemy przestrzeń biurową, w taki sposób, że uwzględnimy zarówno aspekty fizyczne, jak i psychologiczne ( stosując odpowiednie kolory, formy, proporcje, zachowując stosowne odległości) mamy gwarancję dobrego samopoczucia pracownika. Meble, które dają komfort i satysfakcję, pozytywnie wpływają na efektywność pracy.

W Polsce zaledwie 1% stanowisk pracy, spełnia wymagania ergonomii, a ponad połowa stoi w sprzeczności z zasadami ergonomii, a nawet z przepisami BHP. Te rażące uchybienia wpływają negatywnie na organizację pracy, a przede wszystkim mają ogromny wpływ na dolegliwości, które pojawiają się u pracowników w bardzo krótkim czasie. Najczęściej dotykają układu mięśniowo – szkieletowego, uaktywniają alergie (przy złej jakości i cyrkulacji powietrza) i mają niekorzystny wpływ na wzrok.

Aranżując przestrzeń biurową zgodnie z zasadami ergonomii, jesteśmy w stanie zminimalizować absencje pracowników, podnieść znacząco komfort pracy, co za tym idzie zwiększyć efektywność poszczególnych pracowników i całej firmy.

6.  Koszty

Meble biurowe podlegają amortyzacji. Należą do tak zwanych środków trwałych i podlegają okresowi amortyzacji podatkowej na przestrzeni 60 miesięcy. Kupując, zatem meble do biura mamy możliwość rozłożenia kosztów na 5 lat.

Z badań przeprowadzonych przez OIGPM* wynika, że średni wydatek, jaki ponosimy miesięcznie na wyposażenie biura to 41PLN. Przy zainwestowaniu zaledwie 10PLN miesięcznie, otrzymujemy bardzo dobry fotel z mechanizmem Synchro i biurko z regulacją wysokości. Przy zainwestowanych kolejnych 10 PLN podnosimy standard całego stanowiska (fotel, biurko, szafa). Doskonałe warunki pracy przy biurku z elektryczną regulacją wysokości do pracy stojąco-siedzącej to kolejna inwestycja rzędu 39PLN, czyli 100PLN na miesiąc. Biorąc pod uwagę zysk, jaki możemy wygenerować inwestując w zadowolenie pracownika, 100 PLN, nie wydaje się ceną wygórowaną. Dla porównania na telefon służbowy, w tym samym okresie rozliczeniowym przeznaczamy około 150 PLN, a na samochód służbowy 350 PLN.

7.  Certyfikaty

W zakresie jakości mebli biurowych, podstawowym progiem, który jest wskaźnikiem bezpieczeństwa użytkowania, jest spełnienie norm unijnych. Nie są to normy jakościowe, ale normy w zakresie bezpieczeństwa. Niemniej, certyfikat unijny, daje nam gwarancję lepszych rozwiązań technologicznych i jakości poszczególnych komponentów, jak i uwzględnia dbałość o środowisko naturalne. Warto zwrócić uwagę, czy producent posiada certyfikat zgodności z normą, czy tak zwaną „deklarację zgodności z norma unijną”. Certyfikaty, bowiem wydawane są przez instytucje badawcze, natomiast deklaracje, są to samoistne oświadczenia producenta poświadczające zgodność z normą unijną. Deklaracja nie jest sprawdzana przez jednostki badawcze. Istotną różnicą jest deklaracja wydana w Polsce, a deklaracja wydana w innych krajach unijnych. O ile w przypadku polskich deklaracji, powinniśmy wykazać się pewną czujnością, o tyle przy pozostałych deklaracjach możemy bardziej zaufać producentom, którzy od wielu już lat dostosowują się do norm unijnych.

8.  Ekologia

W dzisiejszych czasach, kładziony jest bardzo duży nacisk na ochronę środowiska, dlatego warto uwzględnić ten aspekt przy wyborze mebli biurowych. Należy zatem zwrócić uwagę, w jaki sposób produkt został wykonany, czy przy produkcji, został zachowany rygor technologiczny, który zmniejsza ingerencję w środowisko naturalne, czy też meble zostały wyprodukowane przy zastosowaniu najtańszych technologii, degradujących środowisko.

Aspektem pomocniczym w tym temacie, jest utylizacja. Jeżeli producent uwzględnia w swojej ofercie segregację starych, zużytych mebli, oznacza to faktyczne zaangażowanie w dbałość o środowisko naturalne.

Istotnym elementem w zakresie ekologii, jest długość życia produktu. Jeżeli produkt jesteśmy w stanie użytkować 3, 4 razy dłużej, oznacza to, że jego oddziaływanie na środowisko będzie znacznie mniejsze, niż najbardziej ekologiczna produkcja wyrobów, które będziemy często zmieniać.

9.  Aspekt psychologiczny

Dobre meble biurowe mają wyjątkowo silny wpływ na motywację pracownika. Estetyczne wnętrza, wygodne, dopasowane i doskonale zaaranżowane miejsce pracy, są silnym elementem przywiązującym użytkownika do swojego stanowiska. Spełnienie oczekiwań i potrzeb w zakresie wyposażenia przestrzeni biurowej, oszczędza pracownikowi dodatkowych, niepotrzebnych stresów, związanych ze źle działającymi narzędziami pracy. Z kolei odpowiednio skonfigurowane stanowisko pracy, zintegrowane z użytkownikiem, daje pracownikowi świadomość większego komfortu i opieki ze strony pracodawców, dzięki czemu pracownik odczuwa większą więź społeczną z firmą.