Przestrzeń biurowa, poza obowiązkową funkcjonalnością, powinna posiadać czynnik motywujący i inspirujący pracowników do działania. W żaden sposób nie powinna hamować rozwoju pracownika, ani ograniczać jego możliwości i chęci realizacji planów zawodowych, związanych z firmą.

Najczętsze błędy przy wyposażaniu biura

Do najcześciej popełnianych błędów, które niosą za sobą ciężar ponoszonych przez firmę kosztów możemy zaliczyć:

• Użytkowanie zbyt dużej, bądź zbyt małej powierzchni
• Nieodpowiednia aranżacja biura
• Nieodpowiedni podział przestrzeni w zakresie poszczególnych działów
• Nieadekwatne wyposażenie stanowiska pracy
• Złe oświetlenie

Przestrzeń użytkowa

Już na etapie wyboru lokalizacji, przeznaczonej na wynajem biura, baczną uwagę należy zwrócić na powierzchnię użytkową.

Błędem, który przez wiele lat może generować koszty będzie zbyt duża powierzchnia użytkowa biura. Pracownik powinnien mieć odpowiednią przestrzeń do funkcjonowania, jednak jeśli jest ona zawyżona, może odbić się na późniejszej funkcjonalności biura (zbędne, długie wędrówki między działami).

Oczywiście powierzchnia, nie powinna być również zbyt mała, gdyż upchnięcie pracowników w niewielkiej przestrzeni, po pierwsze wpłynie demotywująco na pracę, a po drugie jest niezgodne z przepisami.

Na etapie projektowania, warto zatem pamiętać, że na pracownika biurowego powinno przypadać 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia, w tym co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi, niezajętej żadnymi urządzeniami technicznymi, a wysokość pomieszczenia w zależności od systemu wentylacji powinna wynosić miniumu 2.8 - 3 metry.

Nieodpowiednia aranżacja biura

Biuro powinno być tak zaprojektowane, aby poszczególne działy miały możliwość wykonywania swojej pracy w warunkach jak najlepiej dopasowanych do ich kształtu pracy, jednocześnie umożliwiając wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi działami.

Aranżacja biura, która jest niezgodna ze strukturą organizacyjną firmy powoduje powstawanie wielu niekorzystnych dla firmy zjawisk, typu: rozbijanie zespołów, nieporozumienia w przepływie informacji, problemy komunikacyjne, odosobnienie niektórych pracowników, brak poczucia bezpieczeństwa i związany z tym stres.

Ważnym elementem przy projektowaniu, jest zatem zagospodarowanie tak zwanych odpowiednich stref i adekwatne ich wyposażenie.

Poszczególne działy

Działy księgowości wymagają pracy w ciszy i skupieniu, zatem, powinny mieć przestrzeń oddaloną od centrum biura, na tyle, żeby móc pracować w komfortowych warunkach. Dodatkowo, to jedyny dział, który wymaga sporego zaplecza do archiwizowania dokumentów. Niezagwarantowanie takiej przestrzeni, spowoduje dysfunkcjonalność takiego działu, niezadowolenie pracowników i ogólną dezorganizację pracy.

Działy handlowe to zazwyczaj otwarte przestrzenie, przedzielone odpowiedniej wielkości boksami. To pomieszczenia, które poza pojedyńczymi stanowisakmi pracy, powinny mieć również miejsca umożliwiajace spotkania z klientami, jaki i pracownikami poszczególnych działów.

Działy, które specjalizują się w realizacji projektów zbiorowych, powinny mieć zupełnie inne warunki. Taki dział powinien mieć zarówno pomieszczenia do pracy indywidualnej, jak i miejsca do wspólnych spotkań i rozmów nad projektem.

Wyposażenie wszystkich działów w jednakowe narzędzia, spowoduje ograniczenie niektórych pracowników, którzy pozbawieni zostaną odpowiednich i właściwych narzędzi pracy.

Efektem takiego zaniedbania są koszty utraconych szans, koszty spowodowane obniżoną motywacją i mniejsza stymulacja pracowników.

Nieadekwatne wyposażenie stanowiska pracy

Najczętszym błędem przy wyposażeniu stanowiska pracy, jest nieodpowiednie biurko, które uniemożliwia dogodne ustawienie wszystkich elementów wyposażenia stanowiska pracy.

Biurko bez zróżnicowanej regulacji wysokości w zakresie 64 – 84 cm, nie jest w stanie zapewnić swobodnego ułożenia rąk przy obsłudze klawiatury. Niezagwarantowanie odpowiedniej przestrzeni i wyposażenie w nieergonomiczne meble, mają bezpośredni wpływ na zdrowie i absencję pracownika. Biurko powinno być wykonane z jasnego, matowego materiału i nie może posiadać ostrych krawędzi.

Jednym z ważniejszych elementów prawidłowego wyposażenia miejsca pracy, jest obrotowy fotel, który powinien posiadać podłokietniki i obowiązkowo musi być wyposażony w regulację wysokości siedziska w zakresie 40 – 50 cm od podłogi oraz regulację wysokości oparcia w zakresie 5 stopni do przodu i 30 stopni do tyłu.

Brak zaopatrzenia w tak podstawowe elementy wyposażenia stanowiska pracy pociąga za sobą liczne konsekwencje zdrowotne, obniżenie efektywności pracownika, a przede wszystkim zwiększenie absencji w pracy

Złe oświetlenie

Aby zapewnić komfort pracownikom, poza przestrzenią do pracy, ergonomicznymi meblami, istotnym elementem jest oświetlenie pomieszczenia biurowego. Przed projektowaniem oświetlenia warto zaznajomić się ze strukturą organizacyjną firmy, tak aby stworzyć projekt optymalny dla każdego pomieszczenia z osobna.

Wielkim błędem jest traktowanie oświetlenia, jako jednopłaszcyznowego planu dla otwartej przestrzeni. Nieuwzglednienie tego przed podziałem pomieszczeń, może skutkować niedoświetleniem jednych pomieszczeń, kosztem prześwietlenia pozostałych. Takie warunki mogą powodować niezadowolenie wśród pracowników, a co za tym idzie dyskomfort pracy.

Najlepszym rozwiązaniem jest zaprojektowanie podziału przestrzeni, następnie aranżacja meblowa pomieszczeń, a dopiero na końcu zaprojektowanie oświetlenia.

Poepełnianie błędów przy projektowaniu przestrzeni biurowej niesie za sobą szereg konsekwencji.  Źle zaprojektowane biuro generuje dodatkowe koszty dla firmy i niestety często są one ukryte lub ciężkie do oszacowania.

Precyzyjna analiza obecnych I przyszłych potrzeb zminimalizuje, bądź całkowicie zniweluje ewentualne koszty i przyczyni się do najefektywniejszego funkcjonowania biura.